INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES conforme a los dispuesto en la Orden Ministerial de 28 de enero de 2.009 (BOE 10/02/09) modificada por Resolución de la DGRN de 6 de abril de 2.010 (BOE 7/02/10); Orden Ministerial 1291/2009 de 21 de mayo (BOE 23/05/09); Resolución de la DGRN de 28 de febrero de 2.011 (modifica Orden JUS/206/2009 y Resolución de 6 de abril de 2.010);Orden JUS/1698/2011 de 13 de junio; artículos 253 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital, 365 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil y 34 y siguientes del Código de Comercio.
NOTA: El Registro Mercantil de Madrid recomienda, para evitar esperas y desplazamientos innecesarios, la presentación de las cuentas por vía telemática y recuerda que también pueden enviarlas por correo a la siguiente dirección (incluyendo dentro del sobre justificante del ingreso bancario):
Registro Mercantil de Madrid
Príncipe de Vrrgara, 72
28046 Madrid
EN SOPORTE PAPEL:
Deberán aportarse al Registro en una carpeta junto con la instancia de presentación y la certificación de aprobación de cuentas (descargar) todos los documentos en los modelos normalizados debidamente cumplimentados. Los modelos normalizados se encuentran a su disposición en la Oficina del Registro Mercantil o mediante (descargar) de manera gratuita en formato PDF rellenables (versión actualizada RDGRN 28/02/11 BOE 14/03/11)
SOPORTE CD/DVD:
Programa D2 descarga aquí
Deberán aportarse al Registro en una carpeta:
- Instancia de presentación (por triplicado)
- Certificación de aprobación de cuentas (descargar)
- Certificado de la huella digital firmado
- CD o DVD en el que constará el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
ENVIO TELEMÁTICO:
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- COMPLETO: Al incorporar la certificación y la huella correspondiente en el envío no es necesario aportar ningún documento físicamente al Registro.
- MIXTO: Dentro de los 15 días hábiles siguientes al envío telemático, deberán aportarse al Registro en una carpeta los documentos siguientes:
Certificación de aprobación de cuentas (descargar)
Certificado de la huella digital firmado
Acuse de recibo que genera el envío telemático (POR DUPLICADO)
Honorarios y Formas de Pago
El pago correspondiente al depósito de cuentas (no telemáticas) se efectuará:
- Transferencia bancaria a La Caixa. En este caso, habrá que descargarse el justificante bancario e indicar en el concepto de la transferencia el número de referencia de dicho justificante (sólo el número, en este ejemplo sería el: 27215764). Ver ejemplo. Descargar justificante bancario. (ROGAMOS NO REALICEN TRANSFERENCIAS DESDE ENTIDADES EXTRANJERAS CON EL FIN DE EVITAR CARGOS INNECESARIOS DE COMISIONES).
- Tarjeta de crédito y débito en el propio registro: Visa, Visa Electron, V Pay, UnionPay, MasterCard, Maestro Internacional.
Cálculo del importe a pagar:
Para calcular el importe a pagar descargamos el cálculo del pago del depósito de cuentas anuales y rellenamos el número de sociedades a presentar por tipo de depósito (es decir, se podrá utilizar un único justificante de pago para varias sociedades), obteniéndose el importe total a pagar.
Si el medio de pago elegido para el abono del depósito de cuentas es transferencia por Internet, pincharemos en 'generar justificante', obteniéndose el “resguardo de ingreso por banco” por triplicado (ejemplar para la entidad bancaria, ejemplar para el Registro Mercantil y ejemplar para el interesado). En el concepto de la transferencia se escribirá únicamente el número de referencia, que aparece en la parte superior derecha del resguardo de ingreso por banco, previamente obtenido.
Retirada de Documentos y subsanación de defectos
Para la retirada de cuentas calificadas con defectos será necesario aportar, por razones de seguridad, junto con la exhibición del DNI del presentante o persona autorizada, lo siguiente:
- O la instancia de presentación.
- O la impresión del correo electrónico por el que se notificó el/los defecto/s al presentante.
- O el fax por el que se notificó el/los defecto/s al presentante.
- O bien, el original de la carta por la que se notifico el/los defectos al presentante.
Para la subsanación de defectos, una vez notificados, será necesario:
- En el caso de presentaciones en formato papel o digital o envío telemático mixto: el presentante (o persona autorizada) se personará en la Oficina del Registro con alguno de los justificantes de notificación que figuran en el apartado anterior para retirar la carpeta con las cuentas defectuosas.
- En el caso de presentaciones mediante envío telemático completo: bastará con la remisión de un nuevo envío de subsanación en el que se incorporarán nuevamente todos los documentos que forman parte del depósito.
ES IMPRESCINDIBLE, para todos los envíos telemáticos (mixtos o completos) y, con el fin de no duplicar asientos de presentación, relacionar el nuevo envío con el anterior que se pretende subsanar. Al efectuarlo indiquen el número de entrada del envío subsanado que figura en el acuse de recibo o en el e-mail de notificación de defectos.
Ejemplo: Libro: 2/año en el que se presentan las cuentas (no el del ejercicio de las cuentas)/nº de entrada con seis dígitos sin comas, ni decimales ni otros caracteres.
Es de advertir que la forma de presentación inicial de unas cuentas calificadas con defecto puede variar al presentar su subsanación.
Ejemplo: cuentas presentadas en papel pueden subsanarse mediante envío telemático o viceversa.
¿Quién tiene qué presentar las cuentas?
Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar , con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. (Art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil)
¿Qué plazo hay para presentar las Cuentas?
La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban (Art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 Ley de sociedades de Capital). El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio)
En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:
- Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a 17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil siguiente.
- Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00 horas.
Como excepción, de conformidad con lo dispuesto en el art. 248 apartado 4º de la ley hipotecaria en redacción dada por la ley 24/2005 de 18 de noviembre y en relación al número 2 del apartado 3º de dicho precepto los envíos telemáticos realizados antes de las 00:00 horas del día 30 de julio, se consideraran presentados dentro del mismo día del envío.
¿Qué pasa si presento las Cuentas fuera de plazo?
La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil.
SI TRANSCURRE UN AÑO desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
¿Cuántos ejercicios hay que presentar para reabrir la Hoja Social?
Solo es exigible, para el levantamiento del cierre provisional de la hoja registral, el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios. (RDGRN de 3/10/05 y 8/02/10).
En la actualidad son los ejercicios 2015, 2016 y 2017. La falta de depósito del 2018, para ejercicios que comprenden el año natural, aún no produce el cierre.
¿Se puede inscribir la Liquidación de la Sociedad sin presentar Cuentas?
Sí, se puede, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil, interpretado por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de septiembre de 2.001 (BOE 30/10/01).
¿Hace falta legitimar la firma de la Certificación de aprobación de Cuentas?
No, ya no hace falta, sea cual sea el formato en el que se presenten, e incluso aunque tuviera que presentar ejercicios anteriores, conforme a lo establecido en la Ley 25/2011 de 1 de agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, concretamente en su preámbulo y en la nueva redacción dada al art. 279 del citado texto legal.
¿Qué formas hay para presentar las cuentas?
- En soporte papel. Pueden descargar gratuitamente los modelos oficiales desde esta Web (descargar)
- En soporte CD/DVD y por vía telemática: Puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la Web www.registradores.org. El teléfono de ayuda para los usuarios del programa es 902 734 375
NO SE PUEDEN PRESENTAR EN DISQUETE
¿Qué documentos son los que hay que presentar?
El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son:
- 1. Certificación de aprobación de Cuentas
- 2. Memoria
- 3. Balance
- 4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- 5. Declaración de Identificación del Titular Real
- 6. Informe Medioambiental
- 7. Informe de Acciones/Participaciones Propias
- 8. Hoja de datos generales de identificación
- 9. Instancia de Presentación
En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 13. Son, además de los anteriores:
- 10. Informe de Auditoría
- 11. Informe de Gestión
- 12. Estado de Flujos de Efectivo
- 13. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
¿En qué modelos debo presentar las Cuentas Anuales Consolidadas?
Ya existen modelos normalizados para la presentación de cuentas consolidadas, aprobados en la orden JUS/1698/2011, de 13 de Junio, y publicados en el BOE el 20 de junio de 2011. Dichos modelos han sido incluidos en la última actualización del programa de Depósito Digital para posibilitar su presentación telemática o en soporte CD / DVD.
¿Cómo se pueden subsanar unas cuentas ya depositadas?
Es necesario distinguir entre errores de transcripción y errores en la contabilidad:
- Error de Transcripción. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas no son correctos debido a una transcripción errónea. Los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. Bastará con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.
- En Error Contable.Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario la celebración de una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
¿Cuáles son las formas de pago?
Por transferencia. Para esta modalidad, ha de descargarse un “justificante de ingreso bancario” de nuestra página web, utilizando como referencia la que le aparece en el documento que se descarga.
Con tarjeta de crédito/débito.
¿Cuál es el importe de la reentrada de unas cuentas calificadas como defectuosas?
El que figura en el reverso de la nota de defecto.
¿Qué plazo hay para subsanar?
No hay un plazo determinado. No obstante, es de advertir que el asiento de presentación de un depósito de cuentas, tiene una duración de 5 meses (art. 367 RRM)
¿Quién ha de firmar la Certificación de aprobación de Cuentas?
Dependiendo del órgano de administración de la Sociedad y siempre que figure vigente e inscrito en el Registro:
En el caso de Administrador Único, el Administrador Único
En el caso de Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.
En el caso de Administradores Mancomunados:
- Tratándose de sociedades anónimas los dos.
- En el caso de sociedades de responsabilidad limitada, los administradores a los que los estatutos atribuyan el poder de representación. Ejemplo: si hay 5 administradores mancomunados nombrados y los estatutos establecen que será suficiente la actuación de dos cualesquiera de ellos, esas dos firmas serán las únicas necesarias en la certificación.
En el caso de consejo de Administración, el secretario o vicesecretario con el visto bueno del presidente o vicepresidente.